記録の活用

　企業には、どんなに小さい企業でも膨大な記録が蓄積されています。企業が事業を継続していれば、年間365日休日も無関係に何らかの情報が入ってきます。それが記録として認識されていない事でも、現在は社内のPCやFAXや郵送で何かが入ってきており、それらを分類し「記録」と定義すれば、毎日流れてくるニュースも記録の一つ。

　大切なのは、入ってくる情報を「誰が」「いつ」「どのように」記録として保管するか。これが、企業にとっての大切な財産なのです。情報が氾濫する時代だからこそ、入手した情報を「記録」として集計し、その記録から企業にとって重要なヒントが見えてくるのです。記録を記録台帳に綴り、過去の遺産としてだけ使用するのはもったいない。せっかく集まった記録を集計し、分析し、予測することで、企業の戦略がより効果的に練られる。

　そのように、利用するから「記録」なのです。もし、昔の上司から言われたデーターを記録して、その記録が何かの役に立てていないのであれば、その記録の必要性の有無を検証し、なくても他のデーターから分析できると言う事が明確になったら、記録自体を無くす。と言う判断も必要です。

　今まで、言われてきたとおりに撮り続け、その記録も箱一杯になって倉庫に積まれてしまい、見たいと思ってもどこにあるかも分からない。そんな状態になっていませんか？記録は、日々更新されるものです。しかし、過去のデーターと比較して、意味がある事も多いのです。過去の記録をとるだけにしないで、とって、集計して、次のステップへの分析材料に活用して下さい。何もしないのであれば、記録どりやめてください。紙も時間も無駄ですから。